שם הפרוטוקול: פרוטוקול ועדת ביקורת מס' 0

פרוטוקול מישיבת ועדת ביקורת

אשר התקיימה בתאריך 12.8.18 בשעה 16.00

במשרדי המועצה בשפיים

נוכחים:

יוסי גבעון – יו"ר ועדת ביקורת

דני מנהיים – חבר ועדת ביקורת

אלי ברכה – ראש המועצה

מאיר דור – סגן ראש המועצה

אורלי רזניקוב – מבקרת המועצה

הילה טרייבר – מנכ"לית המועצה

רעות חזן – עוזרת ישית למנכ"לית

הנדון: דיון בדוח מבקרת המועצה מס' 9 לשנת 2017

מבקרת המועצה סקרה את תמצית ממצאי דוחות הביקורת במובאים במצגת המצ"ב שהינה חלק

בלתי נפרד מהפרוטוקול:

.1 דוח ביקורת מערך הסעות תלמידים:

המבקרת ציינה כי הדוח לא כלל בדיקת התחשבנות מול משכ"ל.

התנהל דיון סביב:

היקף ההסעות הגדול במועצות אזוריות ומערך ניהול התחום במועצה.

מכרז משכ"ל : העלות הגבוהה שהמועצה משלמת עבור שירותי הניהול, לשאלה אם קיימת אפשרות

להפסקת עבודה עם משכ"ל מנכ"לית המועצה כי היתה בעבר למועצה הבחירה לעבוד עם משכ"ל

נבעה מחוסר יכולת של מח' תחבורה להתמודד עם הניהול המורכב של מערך התחבורה באופן עצמאי.

מתוכנן ארגון מחדש של המחלקה על פיו כל תחום התחבורה יוכפף למנהל המחלקה המוניציפאלית

ותתווסף מזכירה ואז תהיה אופציה לצאת למכרז של המועצה ולנהל את התחום בעצמאית. ביצוע

התכנית ידחה עד למועד יציאתו של רכז התחבורה הקיים לגמלאות.

פיקוח: האפשרות להוספת תכנית פיקוח לתוך מכרז משכ"ל , המנכ"לית הבהירה כי לא ניתן לשנות

את תנאי המכרז. ניתן לסכם עם משכ"ל את תכנית הפיקוח אך לא להכניסה לתוך המכרז.

האפשרות להפריד בין הגוף המנהל מהגוף המפקח- מבקרת המועצה הבהירה כי חובה על המועצה

לפקח על כל קבלן שהמועצה מתקשרת איתו.

האפשרות להפריד את הגוף המנהל מהגוף המפקח , האפשרות להשתמש באוטובוסים צהובים

מעבר להסעות תלמידים – מנכ"לית המועצה הסבירה כי יש כללים כגון שעות העבודה של הנהגים

שמקשים על הגדלת הכנסות בדרך זו.

1

מלווים בהסעות

מנכ"לית המועצה הסבירה כי המועצה כבר החלה במאמצי גיוס מלווים אך לאור תנאי ההעסקה

הדלים קיים קושי במציאת עובדות לתחום זה. יש 18 ילדי חינוך מיוחד שזכאים להסעות ו-1

מהרווחה לגביה כבר מועסקת מלווה שהיא עובדת מועצה. לאור הצורך להשתמש בעובדות מועצה

כמלוות יהיה צורך גם להעסיק מזכירה למנהל התחבורה (שהשאיפה היא שהוא יהיה גם קצין

בטיחות בתעבורה) שתעסוק גם באדמיניסטרציה הקשורה לליווי בהסעות.

מבקרת המועצה הדגישה כי גם אם יש קושי לגייס שבעטיו עדיין יש שימוש במלוות דרך חברות

ההסעה על המועצה לדעת מיהן המלוות ולנהל את התחום.

נהגי המועצה:

מנכ"לית המועצה הבהירה כי מהשנה המועצה תנהל לנהגים ימי חופשה אך טענה כי קיימת בעיה

ברישום זה, כי המשמעות היא שהם לא יוכלו לצבור ימי חופשה כמו שאר העובדים. לטענתה

הרישום יאפשר לנהגים לקחת 11 ימי חופשה במהלך השנה, לא לעבוד בחופשות בתי הספר והקיץ

ולטעון שיש חובה לשלם להם את כל הימים בהם היו בחופשה גם מעבר ל 22 ימים מכיוון

שהחופשה נכפתה עליהם.

בתשובה ענתה המבקרת כי יש חובה חוקית לרישום ימי חופשה ואין פטור מרישום זה לגבי סקטור

כלשהו ובעיית ימי החופש של הנהגים היא בעיה ארצית בכל המועצות האזוריות.

החתמת שעון:

מבקרת המועצה הבהירה כי ההמלצה הביקורת לא היתה שהם חייבים להחתים שעון או למלא

טפסים אלא שכשמאשרים להם את דוח הנוכחות יש לאמת אותו מול נתונים ממוחשבים כגון

הטכומטר.

מנכ"לית המועצה הסבירה כי לתפיסתה יש לזכור כי יש כללים אבל יש גם אנשים שרוצים להתפרנס

לאור הרצון לחלק בין הנהגים את העבודה, שעות העבודה והשעות הנוספות באופן שיוויוני מצד

אחד ומצד שני לחסוך בהוצאות דלק ע"י הצמדת מסלולי הנסיעות למקום מגורי הנהגים, היא

הנחתה את הנהגים שיש להם חצי שעה שהם יכולים לחלק אותה כראות עיניהם לתחילת וסוף היום

שהיא מעבר לנתוני הטכוגרף. חצי השעה הזו מיועדת לבדיקת ונקיון האוטובוס ואז כולם מאוזנים.

הנוכחים דנו באפשרות השארת האוטובוסים במועצה בסוף היום אך הגיעו למסקנה כי אופציה זו

אינה טובה בשל עומס התנועה באזור.

קצין בטיחות בתעבורה:

הקושי במציאת מחליף לקצין הבטיחות בתעבורה שהיה צריך לצאת לפנסיה לפני 6 שנים, היעדר

יחסי העבודה תקינים לאורך שנים בין קצין הבטיחות ורכז התחבורה. מנכ"לית המועצה דיווחה כי

הטיפול במסמכי הנהגים והרכבים של חברות ההסעה הועבר מרכז התחבורה לקצין הבטיחות כפי

שהומלץ בדוח הביקורת.

מבקרת המועצה ציינה בחיוב כי היה לה שיתוף פעולה מלא גם מרכז התחבורה וגם מקצין

הבטיחות.

תחנות הסעה:

איסוף תלמידים שלא בכיוון הנסיעה, איסוף שלא בתחנות הסעה, היעדר מיפוי של תחנות ההסעה.

התקבצות תלמידים רבים בתחנות הסעה בעיקר בכניסות להרחבות:

מנכ"לית הזכירה כי לנוכחים כי לפני כשלוש שנים המועצה הקציבה 100 אש"ח ליישובים לשם

2

התקני בטיחות ומכל היישובים רק באודים השתמשו בכסף זה למעקות בטיחות בתחנות הסעת

התלמידים וכי על פי האצלת הסמכויות הטיפול בתחום הוא בידי הועדים המקומיים. מבקרת

המועצה טענה כי יש לבחון את נכונות האצלת הסמכויות בנושאים הקשורים לבטיחות ובעיקר

בטיחות ילדים. המבקרת הציעה כי המועצה תקיים דיון ותחליט אם להשאיר את נושא הבטיחות

בידי הועדים ובנוסף שהנושא יובא לדיון בישיבת פורום מזכירי הועדים.

התקיים דיון בנושא וחברי הועד הסכימו להצעת המבקרת.

בדיקת כשירות נהגי המועצה וניהול המידע:

המבקרת עדכנה כי קצין הבטיחות בתעבורה כבר החל בתיקון הליקויים.

תיקוני רכבים:

המבקרת עדכנה כי גזברית המועצה עדכנה אותה כי בהתאם להמלצת הביקורת מתחיל הליך הכנת

מכרז בתחום.

החלטה:

מאמצים את המלצות הביקורת

.2 סוגיות במערך הביקורת והניהול בבית החינוך המשותף ע"ש פולין והלר בע"מ

מבקרת המועצה סקרה את המצב המשפטי והארגוני הייחודי של בית החינוך: ביה"ס אינו שייך

למועצה אלא לסוכנות היהודית זהו מבנה ייחודי וקיימים בארץ רק 2 בתי ספר (השני בירכא) שהם

חל"צ של הסוכנות היהודית. ומכיוון שהוא רשום כחברה לתועלת הציבור עליו להתנהל על פי חוק

החברות הקובע שהגוף הניהולי הוא הדירקטוריון אך מכיוון שביה"ס כפוף להוראות משרד החינוך

מצד אחד ולהחלטות המועצה הקובעת מה יעשה בתקציבים שהיא מעבירה מכספה. ועדיין הנהלת

ביה"ס לא שיתפה את הדירקטוריון למעט ישיבה אחת בשנה המחוייבת על פי החוק. יש להדגיש כי

האחריות המשפטית היא של הדירקטוריון שהבין את הבעייתיות בתפקודו והתריע על כך אך בפועל

לא כך התייחסו אליו, לא שיתפו ולא העבירו מידע. ועדת הביקורת גם היא התריעה על הבעייתיות

התנהל דיון סביב :

בעייתיות יכולת הדירקטוריון לפעול: מנכ"לית המועצה שמכהנת גם כחברת דירקטוריון בבית החינוך

הסבירה שאין לדירקטוריון יכולת החלטה כספית כי על כספי הורים יחליט ועד ההורים, על כספי משרד

החינוך מחליט משרד החינוך ועל כספי המועצה מחליטה מועצה.

הצעת המבקרת להעביר את ביה"ס לבעלות המועצה ועד אז שביה"ס יתפקד מול הדירקטוריון:

מנכ"לית המועצה סיפרה כי הסוכנות רוצה שתעשה שמאות על המבנה על בסיסו המועצה תקנה מהם

את המבנה ותעביר את ביה"ס לרשותה אך במקביל מסתבר שלסוכנות אסור להשתמש בכספי

התרומה למתן שירותים שהמדינה צריכה לתת כלומר מכיוון שחינוך צריך להינתן ע"י המדינה אסור

לסוכנות להיות בעלים של בית ספר. בגלל זה מבנה אחד כבר הועבר מהסוכנות למשרד החינוך וכעת

צריך לראות מה יקרה עם המבנה השני. הנוכחים דנו במשמעות העברת בית הספר לבעלות המועצה.

המנכ"לית עדכנה כי בעקבות דוח הביקורת כבר החלו לכנס את הדירקטוריון מספר פעמים ומעדכנים

ומערבים אותם בנעשה.

בעייתיות בלוחות הזמנים של עבודת הביקורת, ואי עריכת דוחות בכל שנה, מינוי ופעילות ועדת

הביקורת, ניהול דה פאקטו של המבקר וועדת הביקורת מול המבוקרת הראשית. מנכ"לית המועצה

3

עדכנה כי כבר החל הליך התיקון. בישיבת הדירקטוריון הוחלט על עריכת סקר סיכונים והקצבת 50

אש"ח לתקצוב פעילות המבקר הפנימי , לפי סקר הסיכונים יחליטו על תכנית הביקורת.

החלטה:

מאמצים את המלצות הביקורת

.3 נוכחות חברי המועצה בישיבות המליאה

המבקרת סקרה את הליקויים הדוח. מבקרת המועצה הסבירה כי חברי המליאה לוקחים על עצמם

אחריות לייצג את הציבור ומי שאינו יכול למלא אחר התחייבותו עליו לכבד את הבוחרים בו ולפנות את

כסאו. מנכ"לית המועצה הסבירה כי בעבר כבר פוטרו חברי מליאה אך בשל העיכוב המהותי במינוי

מחליפים ע"י משרד הפנים המועצה לא ממהרת לפטר את החברים וכיום יש 4 חברים שטרם מונו

להם מחליפים ויש לזכור שהם מתנדבים. נאמר כי המקרה של נציג כפר נטר מיוחד וקיצוני והיה צורך

לפטר אותו מזמן.

החלטה:

מאמצים את המלצות הביקורת

.4 מעקב תיקון ליקויים

המבקרת ציינה כי המידע אינו באחריותה כמבקרת אלא מובא כשירות, במהלך השנים נתקלה

בבעייתיות שליקויים מדווחים כמתוקנים, אכן מתוקנים בפועל אך במהלך השנים אנשים חוזרים

להרגלים הישנים כלומר יש בעיה בהטמעת התיקונים. לכן נרכשה תכנה למעקב תיקון ליקויים בתקווה

שתסייע בקידום תיקון הליקויים והטמעתם.

בברכה

יוסי גבעון

יו"ר ועדת ביקורת

4